9 rzeczy, które wpływają na dostarczalność wiadomości e-mail

Gdy wysyłasz wiadomość, to na pewno Twoim celem jest to, aby była ona odczytana. Jednak co w sytuacji, gdy tak się nie dzieje? Przyczyna może tkwić w tym, że e-mail został uznany za SPAM, przez co odbiorca nie został nawet poinformowany o przychodzącej wiadomości. Co zrobić, żeby tego uniknąć?

Co to jest dostarczalność? To czynnik, który wskazuje, czy Twoje wiadomości faktycznie trafiają do adresatów, czy też lądują w SPAMie. Jest to stosunek wiadomości, które zostały dostarczone do adresata (czyli nie zostały odfiltrowane na żadnym z etapów) do wszystkich wysłanych wiadomości.

Jeżeli dostarczalność wynosi np. 50% – oznacza to, że co druga Twoja wiadomość nie trafia do adresata – a ląduje w SPAMie. Wynika z tego, że filtry antyspamowe – działające np. na serwerze adresata czy też bezpośrednio w jego programie pocztowym – uznały Twoją wiadomość za niebezpieczną lub niechcianą.

Zatem, jeżeli nie chcesz, żeby Twoje maile lądowały w SPAMie, musisz uważać na poniższe czynniki.

#1 Temat wiadomości

Która wiadomość może zostać potraktowana jako SPAM? Niekiedy można to poznać już po samym przeczytaniu tematu e-maila. Jeżeli wygląda on tak

• “Uwaga! To nie może Ci przejść koło nosa!”
• “Re: To ostatnia szansa na zmianę Twojego życia”
• “Jak zarobić milion dolarów bez wychodzenia z domu”

to przeważnie dużo mówi to o jego treści – która nie jest szczególnie wartościowa.

Jeżeli wysyłasz wiadomość o takim temacie, zastanów się 2 razy, czy na pewno nie da się tego ująć w inny, mniej szokujący i nachalny sposób. Filtry antyspamowe są wyczulone na takie zagrywki i często odfiltrowują tego typu wiadomości.

#2 Spamowa treść i formatowanie wiadomości

Nie myśl jednak, że dobry temat pozwoli Ci zakamuflować kiepską treść wiadomości. Także i ona jest analizowana przez filtry antyspamowe. Jeżeli wewnątrz wiadomości znajdują się treści:

• mające znamiona nachalnej reklamy;
• dotyczące tematów seksu, hazardu czy nagród pieniężnych;
• pełne błędów ortograficznych, składniowych czy interpunkcyjnych (mogące wskazywać na to, że nie napisał ich człowiek, a zostały wygenerowane przez komputer);
• PISANE DUŻYMI LITERAMI;
• stosującymi rozmaite kolory dla wzbudzenia zainteresowania czytelnika;
• napisane fontami o różnych wielkościach (nienaturalnie dużymi lub nienaturalnie małymi),

to także takie kwestie mogą ograniczyć dostarczalność Twoich maili.

#3 Nadmierna liczba linków

Linki to kolejny czynnik, który może wpłynąć na potraktowanie Twojej wiadomości jako SPAM. Kiedy wysyłasz wiadomość do adresata, w której dostarczasz kilka czy nawet kilkanaście linków, to istnieje bardzo duża szansa, że zostanie ona odfiltrowana.

Duża liczba linków jest uznawana za podejrzaną. Filtry od razu zakładają, że wśród linków mogą znaleźć się hiperłącza kierujące do strony, która może służyć np. do scammingu, czyli wyłudzania danych.

W związku z tym podczas pisania wiadomości, warto zachować umiar w zamieszczanych hiperłączach.

#4 Zaburzenie proporcji pomiędzy grafiką a tekstem

Jeden wielki obrazek zamiast treści tekstowej? To idealny sposób na trafienie wiadomości do SPAMu. Filtry widząc takiego e-maila od razu zakładają, że treść na obrazku jest albo reklamowa, albo niesie ze sobą spamowe treści.

Pamiętaj o tym, że – mimo rozwoju filtrów antyspamowych – nie są one tak skuteczne w rozpoznawaniu treści na obrazkach, jak w przypadku analizy tekstu. W związku z tym wysyłając wiadomość pozbawioną tekstu – nawet jeżeli nie masz złych intencji, Twoja wiadomość może z automatu wylądować w SPAMie.

Zatem – co zrobić? Przede wszystkim zadbać o dobre proporcje między tekstem a grafiką. Jeżeli musisz dodać kilka obrazków – zrób to, ale zadbaj też o to, aby miały odpowiednie opisy alternatywne oraz aby nie zdominowały tekstu.

#5 Podejrzane załączniki

To zupełnie normalne, że do wiadomości często dołącza się załączniki. To funkcja stosowana niemal od początków poczty elektronicznej. Jednak jeżeli plik dołączany do wiadomości zostanie zakwalifikowany jako “podejrzany”, to cała wiadomość może wylądować w SPAMie.

Przeważnie podejrzenie wiąże się z nienaturalną wagą produktu. Jeżeli wysyłasz wiadomość, w której jeden plik .pdf lub .jpg waży 20 mb – to nie dość, że sprawia to, że e-mail długo się pobiera, to jeszcze wzbudza podejrzenie filtrów antyspamowych.

Często spotykaną sugestią, aby poradzić sobie z tym tematem, jest załączenie pliku na zewnętrznym serwerze i przesłanie linku do pliku w treści wiadomości. Pamiętaj jednak, że w tym także trzeba być ostrożnym – bo jak już wiesz, zbyt duża liczba linków także wzbudza podejrzenia filtrów.

#6 Dotychczasowe zachowania odbiorców

Filtry antyspamowe analizują współczynnik otwarć wiadomości u adresatów. Jeżeli Twoje wiadomości są często nieodczytane i szybko trafiają do kosza u jej odbiorców, to dla filtra jest to sygnał, że… być może nie jesteś nadawcą godnym zaufania.

To szczególnie zauważalne w przypadku wysyłki newsletterów. Jeżeli regularnie wysyłasz wiadomości do swojej bazy odbiorców – a nie mają one wysokich wskaźników otwarć – to istnieje spora szansa, że kolejne wiadomości także nie będą się w tej kwestii różnić.

Tak samo zdarzy się, jeżeli odbiorcy Twoich wiadomości sami oflagują Twoją wiadomość jako SPAM. W takiej sytuacji kolejne wiadomości wysyłane przez Ciebie będą filtrowane.

#7 Zła historia Twojego hostingu

Na dostarczalność Twoich wiadomości duży wpływ ma też to, gdzie umieszczone jest Twoje konto poczty elektronicznej. Jeżeli jest to kiepski hosting o złej sławie, to jego zła opinia może spaść także na Ciebie – jako nadawcę.

Filtry antyspamowe korzystają z czarnych i szarych list. Trafiają na nie adresy IP, które miały w swojej historii epizody związane z wysyłaniem wiadomości niskiej jakości. Gdy Twoja skrzynka mieści się na hostingu, który ma taką historię – to na pewno już domyślasz się, co może to oznaczać dla Twoich wiadomości.

#8 Zawirusowany serwer

Niska dostarczalność wiadomości e-mail może być też związana z zainfekowaniem serwera. Jeżeli na hostingu pojawi się wirus – szczególnie taki, który może odpowiadać za wysyłanie spamowych wiadomości – to może to szybko doprowadzić do obniżenia wiarygodności Twojego adresu IP.

W tym miejscu wyjątkowo ważne jest szybkie działanie. Jeżeli wirus nawet pojawi się na Twoim hostingu, ale nie zdąży “narobić szkód”, to sytuacja jest jeszcze do uratowania. W związku z tym kluczem jest tutaj dobre oprogramowanie antywirusowe na serwerze, które szybko poinformuje Cię o wykryciu i usunięciu takiego wirusa.

#9 Brak protokołów uwierzytelniających

Na koniec pozostał jeszcze jeden z bardzo istotnych czynników wpływających na dostarczalność wiadomości – czyli protokoły uwierzytelniające stosowane na serwerze. Odpowiadają one za weryfikację, czy z danego adresu e-mail mogą być wysyłane wiadomości – czyli tak naprawdę sprawdzają to, czy nikt się nie podszywa pod nadawcę maila.

Te protokoły to:

• SPF – czyli Sender Policy Framework – protokół, który sprawdza czy dany adres IP (z którego został wysłany e-mail) miał prawo do wysłania wiadomości z danej domeny (co sprawdza na serwerach DNS);
• DKIM – czyli DomainKeys Identified Mails – tutaj weryfikacja wiadomości odbywa się poprzez porównanie podpisu cyfrowego (w treści wiadomości) z kluczem publicznym (umieszczonym na serwerze DNS);
• DMARC – czyli Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance – to rozbudowany system, oparty zarówno na SPF, jak i DKIM. Decyduje on, co zrobić z daną wiadomością – czy ma ona zostać usunięta, skierowana na kwarantannę, czy trafić do skrzynki. Dzięki DMARC otrzymasz także wiadomość, że na Twojej skrzynce miała miejsce tego typu próba nieautoryzowanej wysyłki maila.

Podsumowując – na pewno widzisz, że na dostarczalność maili wpływa sporo czynników. Mogą one dotyczyć formatowania wiadomości, często odnoszą się one do samej treści wiadomości. Jednak mogą one dotyczyć także samej skrzynki mailowej, a konkretniej – serwera, na której została ona umieszczona.

Jeżeli zatem zależy Ci na tym, aby Twoje maile trafiały do skrzynki odbiorczej adresatów Twoich wiadomości, kwestia odpowiedniego hostingu może okazać się naprawdę kluczowa. Mam nadzieję, że informacje, które przedstawiłem powyżej pomogą Ci w znalezieniu serwera, który umożliwi poprawną komunikację z wykorzystaniem poczty elektronicznej. A mówiąc bardziej po ludzku – uchroni Twoje maile przed lądowaniem w SPAMie. 🙂

Przeczytaj też: Jaki hosting pod pocztę? E-mail we własnej domenie i HTTP/2 i HTTP/3: co to jest? Jak działa? Jak przyspiesza działanie stron WWW?